Åtte Rask og enkel produktivitet vinner for IT

Av Dan Tynan, InfoWorld
Big tech prosjekter kan gi store langsiktige utbetalingene i IT-effektivitet, men noen ganger er det de små tingene som har den største effekten på produktiviteten. Tross alt, er det ofte disse detaljene - møter, e-post, menial oppgaver - som holder deg fra fra å takle de viktige spørsmålene med en gang. 
Noen du kan implementere akkurat nå. Andre kan ta tid, men trygg, vil hver lønne seg vakkert i det lange løp - så hva venter du på?
IT produktiviteten seier nr. 1: Break møtet vane
Ifølge nyere undersøkelser, IT-ansatte tilbringer nesten seks timer i uken i møtene at mer enn 70 prosent sier er bortkastet. Det er rart da at for mange organisasjoner "møtet" er en fire-brev ord.
Selvfølgelig kan ansikt-til-ansikt sit-downs ikke alltid unngås, men du kan minimere deres produktivitet avløp ved å endre ditt møte vaner.
Møter er om å ta avgjørelser, ikke om å sitte og vente for alle å si sin del. Jo raskere du kommer konsensus, til raskere kan du komme tilbake å gjøre virkelige arbeidet.
Steg: 1: Fjern alle stoler fra møterom, foreslår Patrick Srail, direktør for produktstyring i News Corp / Myspace. Å være tvunget til å tenke på føttene vil bringe møter til et hode mye raskere.
Srail andre hemmeligheter? "Avbryt alle møter som ikke har en agenda, og gjenta alle gjøremål på slutten av hvert møte, sier han."Møter uten handling elementer er i utgangspunktet status oppdateringer, og de trenger ikke å være i form av møter."
I stedet for samlet i et konferanserom, få statusoppdateringer via e-post eller chat, kjøre lysbildepresentasjon og produktdemoer eksternt ved hjelp av tjenester som GoToMeeting eller WebEx så folk kan se dem uten å forlate sitt skrivebord, og erstatte noen i person ansiktet gang med videochat . Det vil spare den tiden du avfallet schlepping til møterommet og venter på henger etter å rulle i.
"Visuell informasjon kommuniserer så mye mer enn stemmen-bare, vil møtene mer flytende bevegelser, sier Aaron Charles Sylvan, president i Sylvan Sosial Technology, noe som hjelper små bedrifter å utvikle viral nettsteder. "Også, siden den tvinger begge parter til å betale oppmerksomhet, samtaler er korte, og til det punktet - i stedet for en person springende, mens den andre starter sjekke sine e-post."
En annen, tilsynelatende paradoksalt, måte å redusere antallet meningsløse møter er å øke tilgjengeligheten av steder å møtes, råder Rick Brenner, rektor ved Chaco Canyon Consulting.
"En av driverne av periodiske teammøter er behovet for å reservere møterom i god tid, sier han. "Noen lagene møtes, selv når det er lite reelt behov for å møtes, nettopp fordi" tirsdag klokken 10 er våre faste møter. " Etter å ha rikelig med konferanserom eliminerer behovet for å ha møter med mindre de er rettferdiggjort av situasjonen. "
IT produktiviteten seier nr. 2: Drep epostene dine
Husk når e-post og IM var en produktivitet godsend? Fire av et spørsmål, og komme tilbake til arbeid, mens noen andre hentet den informasjonen du trenger.
De dagene er over, takket være en oversvømmelse. Ifølge Radicati Group, volumet av e-post, IM, og spam øker med 20 til 25 prosent per år. Administrere alle disse meldingene blir i veien for virkelige arbeidet.
Regel nr. 1: Slå av varsler for nye meldinger, slik at de ikke distraherer deg, sier Stever Robbins, produktivitet ekspert og forfatter av «9 Fremgangsmåte for å jobbe mindre og gjøre mer."Med andre ord, sjekke meldingene dine når du vil ha dem, ikke når de vil ha deg. Sekund, lukk e-post og IM klienter regelmessig gjennom hele dagen, og la alle vite at du er av elektroniske bånd i løpet av disse timene.
«Du skal gi deg selv avbrudd-free hjernen sykluser samtidig holde kontakten med kollegaer ved behov," sier Robbins. "Folk kan fortsatt ringe deg hvis noe er en krisesituasjon. Og fortell folk i e-signatur,« jeg bare sjekke e-posten tre ganger om dagen, kl 10, 1 pm, og 16:00 Ring hvis du trenger noe mer inntrengende. '"
Folk har også en tendens til å overdrive e-post når andre verktøy er mer passende. Trenger du å dele store filer med kolleger? Bruk en sky lagring tjeneste som Box.net eller OfficeDrop, eller et verktøy som synkroniserer lagring på tvers av ulike enheter som Dropbox eller SugarSync. De vil sende deg et varsel når filer blir lagt til eller oppdatert. Trenger du å samarbeide om et dokument eller en presentasjon? Google Docs eller SharePoint er langt å foretrekke å skytteltrafikk nye versjoner frem og tilbake via SMTP.
Og når du endelig se meldinger, faktisk avtale med dem, legger Alexander Pasik, CIO av IEEE. Han antyder at ikke mer enn 30 meldinger i innboksen til enhver tid, og holder bare de krever gjøremål. I stedet for møysommelig innlevering hver melding i riktig mappe, holde dem på ett sted og bruke søkeverktøy for å finne meldinger som du trenger dem.
"Mange fagfolk har vedtatt dårlige vaner som tillater sine innboksene til å inneholde hundrevis om ikke tusenvis av e-poster, hvorav mange er uleste, sier han. "Enkel e-posthåndtering kan øke produktiviteten."
IT produktiviteten seier nr. 3: Vis mer, skriv mindre 
Det er ingen hemmelighet at jo mindre tid du bruker veksling mellom e-post, nettleser, regneark, og line-of-business software, jo mer du kan få gjort. Den produktivitet gevinst fra å kunne se dem alle på en gang mer enn oppveier kostnadene ved en større eller en ekstra skjerm, sier Pasik.
"Det svakeste som reduserer produktiviteten i flyten av informasjon er den" siste to føtter '- det vil si avstanden mellom skjermen og brukeren, sier han. "Mennesker kan behandle mye mer informasjon som kan være effektivt vises på små skjermer. Hvis brukerne er gitt store skjermer, kan de se sine e-poster, kalendere, nettlesere, og andre produktivitetsverktøy samtidig."
I stedet for en stor skjerm, bruker Michael Bogobowicz, en konsulent med Citrix Systems, to - ett stablet oppå den andre.
"Etter å ha flere skjermer kan forbedre mye arbeid når du er i jobb, fordi mer info er synlig, og mindre tid trenger å bli brukt søke rundt vinduer, sier han. "Mitt foretrukne oppsett er faktisk to vertikalt stablet skjermer som det er mindre visuell avstand mellom informasjon enn i en horisontal oppsett."
En annen fordel: å kunne vise, si, betyr hele kalenderen eller hver kolonne i et stort regneark du er mindre sannsynlighet for å skrive den ut, sier Pasik.
"Distribuere store skjermer er et incentiv for å gi opp skrivere, sier Pasik. "Du skal skrive ut mindre, bidra til et grønnere miljø."
Det betyr at du vil også bruke mindre tid på å gå til nettverket ut stasjonen til å få utskrifter, hassling med papirstopp eller toner problemer, og arkivering eller resirkulering papir. Din hjelp desk folk vil takke deg også, ifølge IDC, IT-avdelinger bruker 15 prosent av sin tid på skriver-relaterte problemstillinger.
IT produktiviteten seier nr. 4: Gratis opp help desk
Help desk techs bruker mye tid på etterarbeid med den samme åpenbare problemer. Jo mer no-brainer ting du tar av sine plater (som passordtilbakestillinger eller skriver vedlikehold), jo mer tid de kan bruke på reelle produktiviteten mordere.
For eksempel, hver to uker, møter Richard Casselberry, direktør for IT-drift for nettverksbygging leverandøren Enterasys, med sin interne brukerstøtte avdelingen for å gjennomgå spørsmålene de får og finne løsninger. En rask løsning: Øke antallet feil passord brukere har lov før de er forhindret fra å logge på nettverket. Gartner Research anslår at passordtilbakestillinger alene er ansvarlig for 20 til 50 prosent av alle helpdesk. Ved å øke mislykkede forsøk på 3-12, ble Enterasys stand til å kutte støtte samtaler uten negativ innvirkning på sikkerheten.
Ikke svette små ting som skriver reparasjon, foreslår Pamela Morin, kundekommunikasjon spesialist for administrerte utskriftstjenester leverandøren Pålitelig Technologies. Hvis en skriver mislykkes, har en erstatning klar til å gå på en rullende vogn du kan plugge inn umiddelbart, og sender deretter brutt en ut for vedlikehold. Det vil holde bedriften kundene fornøyde og frigjøre IT proffene fra tidkrevende mekaniske problemer under deres lønnstrinn.
Og mens ekstern tilgang verktøy som GoToMyPC eller LogMeIn kan la techs å fritte ut problemer på sluttbruker-maskiner uten gang-suger telefonsamtaler eller e-post, noen ganger er det faktisk mer produktive å gjøre en "house kaller" til brukerens skrivebord, sier Matthew Podowitz, konsulent ved IT Value Challenge.
Mange sluttbruker problemer er mer om forretningsprosesser enn tekniske problemer, sier han - ting du ikke kan se ved å rote rundt noen harddisk. En rask in-person diskusjonen kan ofte strømlinjeforme støtte prosessen.
Dette er spesielt sant når det gjelder å støtte C-nivå kontaktpersoner og deres personlige assistenter. Tilbyr toppledelsen concierge-nivå støtte vil øke oppfatningen av IT's verdi, noe som kan resultere i produktivitetsgevinster nedover veien, takket være økte midler.
"Den raskeste og enkleste måten for en IT-avdeling å øke oppfatningen av produktiviteten med de som styrer budsjettet er å gi dem direkte og svært responsive service," Podowitz sier. "Gi C-suite concierge service og oppfatningen av produktivitet vil nødvendigvis stige, og ofte skape støtte for bemanning og prosjekter IT må faktisk øke sin produktivitet."
skal videreføres ...